SEMESTER 1
v DEFINISI SARANA DAN PRASARANA KANTOR
Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Terjadinya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dalam penyelenggaraan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsunngya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.
 |
v RUANG LINGKUP SARANA DAN PRASARANA
 |
v JENIS-JENIS SARANA DAN PRASARANA
1) Peralatan / perlengkapan kantor (office supplies)
1) PengadaanPengadaan adalah semua kegiatan menyediakan saarna dan praarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku diorganisasi tersebut. Perencanan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mengetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan. 2) PenyimpananPenyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pemebelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:a. Agar barang tidak cepat rusakb. Agar tidak terjadi kehilangan barangc. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicarid. Memudahkan dalam pengawasane. Memudahkan dalam analisis barang 3) PemeliharaanPemeliharaan adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain:a. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atu suhu/cuacab. Agar barang tidak mudah hilangc. Agar barang tidak kadaluarsad. Agar barang tidak mudah susute. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan barsih. 4) PenginventarisasianInventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk mmperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan disetiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu:a. Agar peralatan tidak mudah hilang
No urut
|
Tgl. Pembuatan
|
Kode barang
|
Nama barang
|
Kel. Barang (merk & ukuran)
|
Jumlah
|
Nama satuan
|
Tahun bembuatan
|
Asal barang
|
Kelengkapan dok. & tgl penyerahan barang
|
Keadan barang
|
Harga
|
Ket.
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
B. Buku golongan barang inventaris
No urut
|
No. Urut buku induk
|
Kode barang
|
Nama barang
|
Kel. Barang (merk & ukuran)
|
Jmlh
|
Nama satuan
|
Tahun bembuatan
|
Keadaan barang
|
Harga
|
Lokasi
|
Ket
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
No urut
|
Nama brng
|
No. Kartu stock
|
Kel. Barang (merk & ukuran)
|
Jmlh
|
Nama satuan
|
Tahun pembuatan
|
Asal brng
|
Kelengkapan dok. & tgl penyerahan barang
|
Keadaan barang
|
harga
|
Ket.
|
|
Satuan
|
Jmlh
|
|||||||||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA
ADMINISTRASI PERKANTORAN |
|||
 |
|||
1. Sarana Kantor
a. Pengertian Sarana Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat
dalam mencapai maksud atau tujuan; alat. Sarana lebih ditujukan untuk
benda-benda bergerak seperti komputer, meja, telepon, dan sebagainya. Prasarana
adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses
(usaha, pembangunan, proyek). Prasarana lebih ditujukan pada benda-benda yang
tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah.
|
|
Suatu kantor tidak dapat berfungsi dengan baik tanpa
didukung dengan perlengkapan kantor sebagai sarana kantor. Perlengkapan kantor
merupakan segenap benda atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan
pekerjaan kantor. Dampak dari adanya sarana kantor adalah tercapainya titik
maksimum dari efisiensi dalam pekerjaan kantor, sehingga tujuan dari kantor
dapat tercapai dengan baik.
1) Kegunaan
Perlengkapan Kantor
a) Sebagai
penunjang kegiatan kantor.
b) Mempermudah
dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.
c) Memperoleh
hasil pekerjaan yang lebih memuaskan.
d) Sebagai
aset kantor.
2) Jenis-jenis
Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor mencakup semua barang
yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai
sarana pendukung pelaksanaan tugas kantor.
 |
|||
|
|||
Gambar 1.1 Bagan Jenis Perlengkapan Kantor
a) Barang
Bergerak
Barang bergerak adalah sarana kantor yang
dapat dengan mudah dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Barang
bergerak dibagi menjadi dua, yaitu:
(1) Barang
Habis Pakai
Barang
habis pakai adalah barang yang hanya dapat digunakan dalam satu kali pemakaian
saja dan setelah itu fungsi dari barang tersebut akan habis. Misalnya kertas,
tinta, karbon, dan sebagainya.
(2) Barang
Tidak Habis Pakai
Barang
tidak habis pakai adalah barang yang dapat digunakan berulang-ulang dan tahan
lama dalam pemakaiannya. Fungsi dari barang tersebut tidak akan hilang dalam
satu kali pemakaian. Misalnya komputer, mesin fotokopi, mesin ketik, dan
sebagainya.
b) Barang
Tidak Bergerak
Barang tidak bergerak adalah prasarana kantor
yang tidak dapat dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Misalnya tanah
dan bangunan.
b. Istilah-istilah Sarana Kantor
Ada
beberapa istilah yang berkenaan dengan sarana kantor, yaitu:
1) Mesin Kantor
Mesin
kantor adalah segala macam alat yang digunakan untuk membantu pekerjaan kantor
dengan sistem kerja mekanik.
Keuntungan
menggunakan mesin kantor antara lain:
a) Menghemat
tenaga dan waktu.
b) Meningkatkan
ketelitian.
c) Memperbaiki
mutu pekerjaan.
d) Mengurangi
rasa bosan jika dibandingkan dengan metode menulis.
e) Memudahkan
pengawasan.
f) Mengurangi
kelelahan pegawai.
g) Memuat
informasi lebih cepat dan lebih banyak.
Kerugian
menggunakan mesin kantor antara lain:
a) Tingkat
penyusutan dari beberapa mesin adalah tinggi.
b) Sulit
mendapatkan operator mesin yang terlatih dan perlu adanya biaya untuk melatih
mereka.
c) Beberapa
mesin memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.
d) Kesulitan
dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.
e) Tidak
ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin.
Yang termasuk mesin
kantor adalah sebagai berikut:
a) Mesin Ketik
|
|
|
Mesin ketik adalah suatu alat yang digunakan
untuk mencetak huruf, angka, maupun karakter pada sebuah kertas. Berdasarkan
cara pengoperasiannya mesin ketik dibedakan menjadi dua, yaitu:
(1) Mesin
Ketik Manual
Mesin
ketik manual adalah mesin ketik yang cara pengopersiannya dikerjakan dengan
tenaga manusia secara manual.
(2) Mesin
Ketik Elektronik
Mesin
ketik yang cara pengoperasiannya menggunakan sistem kerja secara mekanik dan
elektronik.
b) Komputer
Komputer adalah serangkaian mesin elektronik
yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama,
sehingga membentuk sebuah sistem kerja yang rapi dan teliti. Sistem ini
kemudian dapat digunakan untuk melaksanakan serangkaian pekerjaan secara
otomatis, berdasar urutan instruksi ataupun program yang diberikan kepadanya.
|
|
Komputer dibagi menjadi 2 bagian, yaitu
perangkat keras dan perangkat lunak. Yang termasuk dalam perangkat keras adalah
monitor, Central Processing Unit
(CPU), keyboard, dan mouse.
Sekitar lebih dari 80% aktivitas yang berada
pada perkantoran lebih didominasi oleh penggunaan teknologi, seperti komputer
atau yang lebih dikenal dengan teknologi perkantoran akan memberikan kemudahan
pada setiap pekerjaan.
c) 
Printer
Printer
|
|
Printer
adalah mesin kantor yang digunakan untuk mencetak data dan informasi yang sudah
diolah oleh komputer.
d) 
Mesin
Fotokopi
Mesin
Fotokopi
|
|
Mesin fotokopi adalah mesin kantor yang digunakan untuk
menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran aslinya sesuai
dengan kebutuhan kantor. Cara kerja mesin fotokopi secara elektrik.
Cara
mengoperasikan mesin fotokopi sebagai berikut:
(1) Memasukkan
tinta ke developer
unit.
(2) Daya
listrik dipasangkan pada stop kontak. Sebaiknya dipasang stabilizer untuk menyetabilkan listrik.
(3) Menekan
tombol on
sampai
muncul tulisan “ready
to copy” di layar mesin.
(4) Menempatkan
master pada kaca (mirror), lalu menutup dengan cover di atasnya. Memilih kertas sesuai ukuran yang
dikehendaki.
(5) Menekan
tombol nominal jumlah
yang akan digandakan lalu
menekan tombol warna hijau.
e) 
Mesin
Risograph
Mesin
Risograph
|
Mesin
kantor yang digunakan untuk menggandakan dokumen sesuai dengan kebutuhan kantor
yang pemakaiannya menggunakan master. Mesin risograph
dapat menggandakan dokumen dengan kemampuan 120 lembar per menit. Pada
prinsipnya hampir sama dengan mesin fotokopi, tetapi mesin risograph memerlukan master untuk dapat digandakan.
Mesin
risograph hanya digunakan untuk
menggandakan dokumen dalam jumlah yang banyak. Perbedaannya dengan mesin
fotokopi yaitu mesin risograph
mempunyai kelebihan, antara lain:
(1) Hasil
penggandaan dokumen lebih baik kualitasnya dibandingkan dengan mesin fotokopi.
(2) Dapat
menggandakan naskah dalam jumlah banyak.
(3) Waktu
yang diperlukan lebih cepat.
f)
Mesin
Stensil
Mesin
Stensil
|
|
Mesin stensil adalah mesin perkantoran yang digunakan
untuk menggandakan dokumen dengan menggunakan master sheet atau disebut juga stensil
sheet.
Cara
pengoperasian mesin stensil sebagai berikut:
(1) Menyediakan
kertas yang akan diduplikasikan di tempat yang telah disediakan.
(2) Menekan
tombol power yang berada di bawah.
(3) Menaikkan
tombol up and down button yang berada di sebelah tombol power.
(4) Meletakkan
master di tempat yang telah disediakan, kemudian meyesuaikan ukuran master
tersebut.
(5) Menyesuaikan
zoom, organize size, dan photo mode pada menu utama.
(6) Setelah
mengatur pada menu utama kemudian membuat cetakan beberapa lembar.
(7) Setelah
hasil cetakan sudah memuaskan kemudian dapat mencetak beberapa lembar sesuai
kebutuhan.
g) Mesin Penghancur Kertas
|
|
Mesin penghancur
kertas adalah mesin yang digunakan untuk menghancurkan arsip-arsip atau dokumen
yang sudah tidak terpakai lagi. Karena fungsinya sebagai penghancur kertas,
maka peranannya sangat besar, sehingga rahasia yang ada di dalam dokumen
tersebut tidak diketahui oleh orang lain. Dengan hancurnya kertas dalam bentuk
kecil, sangat sulit kerahasiaannya diketahui oleh orang lain, apalagi sebelum
dibuang, sobekan kertas diaduk terlebih dahulu.
h) 
Mesin
Penghitung Uang
Mesin
Penghitung Uang |
Di kantor, khususnya pegawai bank, sering
melakukan pekerjaan menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini
memerlukan ketelitian dan kejujuran dari pegawai yang bertugas.
Agar pekerjaan menghitung uang dapat
dilakukan dengan cepat dan akurat, maka diperlukan alat khusus yang dapat
menghitung uang dalam jumlah banyak. Alat seperti ini disebut dengan money counter atau mesin penghitung
uang. Mesin ini hanya dapat digunakan untuk menghitung uang kertas saja dan
tidak bisa digunakan untuk menghitung uang logam.
i)
Mesin
Laminating
Mesin
Laminating
|
Mesin laminating adalah mesin yang dipakai untuk melapisi
dokumen-dokumen kantor dengan plastik agar aman dari bahaya kerusakan akibat
sering digunakan.
|
j)
Mesin
Blinding
Mesin
Blinding
|
|
Mesin blinding merupakan
mesin penjilid. Mesin ini dipakai untuk menghimpun dokumen yang diperlukan agar
terlihat rapi saat diperlukan. Mesin ini menjilid kertas dengan menggunakan
kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral.
k)
Proyektor OHP
|
||||
|
||||
Overhead
Projector (OHP) yaitu mesin
perkantoran yang dipergunakan untuk memproyeksikan gambar dan tulisan pada
papan layer untuk memudahkan dalam
mempresentasikan informasi.
l)
Proyektor
LCD
Proyektor
LCD |
Liquid Crystal Display (LCD) hampir sama fungsinya dengan OHP. Perbedaan OHP dengan
LCD adalah presentasi yang
ditayangkan dengan OHP dapat dibuat
atau ditulis langsung pada transparansi film. Sedangkan pada LCD, data atau informasi yang
ditayangkan harus berbentuk digital, sehingga alat ini perlu dihubungkan dengan
alat digital lain seperti kamera, komputer, atau laptop.
m)
Mesin
Presensi Pegawai
|
|
Mesin yang dipakai untuk menandai data presensi pegawai
kantor atas kehadiran masuk kerja. Mesin ini sering disebut juga dengan finger print.
2) Pesawat Kantor
Pesawat
kantor adalah suatu alat yang dipergunakan untuk berkomunikasi dengan pihak
lain dalam suatu kantor. Yang termasuk pesawat kantor antara lain:
a) 
Telepon
Telepon
|
|
Kata telepon berasal dari kata “tele” dan “phone” yang
mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Jadi pesawat telepon
adalah alat yang dipergunakan untuk berbicara dan mendengarkan suara dari jarak
jauh.
b) 
Intercom
Intercom
|
|
Intercom
berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication
yang mempunyai arti “hubungan di dalam”. Intercom
sering disebut juga dengan istilah interphone
atau intertelephone. Istilah lain
untuk intercom yang diterapkan dalam
perkantoran yaitu aiphone.
c) 
Faksimile
Faksimile
|
|
Faksimile adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima
data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun
berupa gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan
yang dipakai merupakan sistem komunikasi sambungan kabel.
3) Perabot Kantor
Perabot
kantor atau office furnitures adalah
benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari kayu atau metal, yang dipergunakan
untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha.
Menurut
The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern (2000) mengemukakan bahwa
“perbekalan kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu
atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan
diam di tempat”.
Yang
termasuk perabot kantor yang paling utama sebagai penunjang dalam pelaksanaan
pekerjaan perkantoran, antara lain:
a) Meja
Contoh beberapa jenis
meja:
|
||||
|
||||
 |
 |
||
b) Kursi
Contoh beberapa jenis kursi:
|
|
|
|
|
|
c) Lemari
Contoh beberapa jenis
lemari:
 |
 |
4) Bekal Kantor/Peralatan Kantor
Bekal
kantor adalah semua perbekalan yang berupa barang-barang habis pakai dan yang
tidak habis pakai yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor
dalam usaha pencapaian tujuan kantor. Yang termasuk bekal kantor, antara lain:
a) Barang Lembaran
Misalnya amplop,
formulir, kertas HVS, kertas bufalo, kertas folio, map, dan sebagainya.
 |
b) Barang Non Lembaran
Misalnya pulpen, pensil, spidol, stepler,
gunting, pelubang kertas (perforator), penjepit kertas, lem, penggaris, busur,
pewarna tulisan, penghapus, pita perekat
(selotip), jangka, sandaran buku, rautan, pemotong kertas, kalender,
stempel/cap perusahaan, bantalan stempel, dan sebagainya.
|
|
c) Barang Berbentuk Buku
Misalnya buku catatan, buku pedoman
organisasi, buku alamat relasi, buku telepon, buku tahunan, buku tamu, buku
agenda surat masuk dan keluar, kamus, dan sebagainya.
5) Hiasan Kantor
Hiasan
kantor atau interior kantor adalah segala macam benda yang dipakai untuk
menciptakan iklim suasana yang kondusif pada ruang tempat bekerja. Lingkungan
atau ruangan yang dihiasi dengan hiasan yang menarik dan ditata sedemikian rupa
dapat membuat personil kantor tertarik dan nyaman di kantor tersebut. Yang
termasuk dalam perabot kantor antara lain:
a) Lukisan
dinding.
b) Vas bunga.
c) Akuarium.
d) Lampu-lampu
hias.
e)
Benda-benda lainnya yang dapat menambah rasa
menariknya suatu kantor tersebut.
DENAH
SATU SET MEJA KERJA
|
|
c.
Pengelolaan
Sarana dan Prasana Kantor
Dengan
banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolaan yang baik, efisien,
dan efektif mutlak diperlukan. Mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga
pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua
kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat
administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan
efisien.
 |
Gambar 1.31 Bagan Kegiatan Pengelolaan Sarana dan
Prasarana Kantor
Dalam
pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan,
yaitu:
1) Pengadaan
Pengadaan
adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk
menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan
masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di
organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan
yang bertujuan untuk mengetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan
dikeluarkan.
2) Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang
dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung hasil pengadaan
barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian atau yang diperoleh dari
bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor, antara lain:
a) Agar
barang tidak cepat rusak.
b) Agar
tidak terjadi kehilangan barang.
c) Agar
tersusun rapi, sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
d) Memudahkan
dalam pengawasan.
e)
Memudahkan dalam analisis barang.
3) Pemeliharaan
Pemeliharaan
adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan
prasarana kantor, antara lain:
a) Agar barang
tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
b) Agar barang
tidak mudah hilang.
c) Agar barang
tidak kadaluarsa.
d) Agar barang
tidak mudah susut.
e) Agar sarana
dan prasarana selalu dalam keadaan baik.
4) Inventarisasi
Inventarisasi
adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai
sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap
organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan
yang sama, tujuannya yaitu:
a) Agar
perlengkapan kantor tidak mudah hilang.
b) Adanya
bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
c) Memudahkan
dalam pengecekan barang.
d) Memudahkan
dalam pengawasan.
e) Memudahkan
ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
Untuk
memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format pencatatan. Bentuk
atau format buku tersebut berbeda setiap organisasi. Berikut ini beberapa
contoh buku inventarisasi barang:
a) Buku
Induk Barang Inventaris
Buku
induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang
inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan
untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. Perhatikan buku induk barang inventaris
berikut:
BUKU
INDUK BARANG INVENTARIS
|
b) Buku
Golongan Barang Inventaris
Buku
golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat
barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan. Buku ini
digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. Perhatikan buku
golongan barang inventaris berikut:
BUKU
GOLONGAN BARANG INVENTARIS
|
c) Buku
Catatan Barang Non Inventaris
Buku
catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua
barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki
oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis
pakai. Perhatikan buku catatan barang non inventaris berikut:
BUKU
CATATAN BARANG NON INVENTARIS
 |
|||
|
|||
5) Laporan Sarana dan Prasarana
Laporan
sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan
keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan
fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Fungsi
adanya laporan sarana dan prasarana adalah:
a) Sebagai
bahan pertanggungjawaban.
b) Sebagai
pengendali persediaan.
c) Memberikan
informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
d) Sebagai
dasar/bahan dalam pengambilan keputusan.
2. Tata Ruang Kantor
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Menurut
The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern (2000), “tata ruang
perkantoran adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat secara pengaturan
kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
Jadi,
tata ruang adalah penentuan dan penyusunan perabot dan alat-alat kantor pada
tempat yang tersedia dengan letak yang tepat serta pengaturan aliran kerja yang
dapat memberikan kepuasan bagi para karyawan.
Tujuan tata ruang kantor:
1) Memberikan
kenyamanan kepada karyawan, sehingga karyawan nyaman dalam bekerja.
2) Memanfaatkan
ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.
3) Memudahkan
arus komunikasi dan arus kerja.
4) Memudahkan
dalam pengawasan.
5) Memudahkan
gerak karyawan dalam bekerja.
6)
Memberikan pencitraan yang baik terhadap
pelanggan perusahaan.
Prinsip-prinsip
tata ruang kantor:
1) Bagian
atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan.
2) Pekerjaan
dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.
3) Alur
pekerjaan sesederhana mungkin.
4) Perlengkapan
kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.
5) Sebaiknya
meja dan kursi mempunyai ukuran yang sama.
6)
Pekerjaan yang mendatangkan kebisingan
hendaknya dijauhkan dengan pekerjaan bagian lain.
Manfaat
tata ruang kantor:
1) Menjamin
efisiensi dari arus kerja yang ada.
2) Mengoptimalkan
penggunaan ruang yang ada secara efektif.
3) Mengembangkan
lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
4) Meningkatkan
produktivitas kerja pegawai.
5) Memberikan
kesan positif terhadap pelanggan perusahaan.
B. Macam-macam Tata Ruang Kantor
Pada dasarnya ada 3 macam tata ruang
kantor, yaitu:
1) Ruang Kantor Terbuka
Ruang kantor terbuka adalah ruangan di mana
semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa
dipisahkan oleh tembok atau penyekat dari kayu.
 |
Keuntungan
ruang kantor terbuka:
a) Lebih
mudah dalam mengawasi pekerjaan karyawan.
b) Memperlancar
arus pekerjaan.
c) Ruang
gerak tidak terbatas.
d) Hubungan
antarkaryawan mudah dilakukan.
e) Memudahkan
penempatan, penggunaan, dan perawatan perlengkapan kerja.
Kerugian
ruang kantor terbuka:
a) Sulit
melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
b) Kebisingan
yang menimbulkan kuranngya konsentrasi dalam bekerja.
c) Menimbulkan
pemandangan yang kurang terlihat rapi.
2) Ruang Kantor Tertutup
Ruang kantor tertutup adalah ruangan untuk
bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.
Sumber: pakarkonveksi.info
Gambar 1.34 Ruang Kantor Tertutup
Keuntungan
ruang kantor tertutup:
a) Konsentrasi
pegawai lebih kepada pekerjaan.
b) Pekerjaan
yang bersifat rahasia dapat terjamin atau terlindungi.
c) Pimpinan
maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan.
d)
Lebih leluasa bekerja apabila pekerjaan
tersebut bersifat rahasia.
Kerugian
ruang kantor tertutup:
a) Komunikasi
antarkaryawan tidak lancar.
b) Sulit
dalam mengawasi karyawan karena terhalang penyekat.
c) Ruang
gerak terbatas.
d) Cahaya
sulit masuk dan udara lebih sulit beredar, sehingga suasana lebih pengap dan
gerah.
e) Perubahan
tempat lebih sulit dilakukan.
f) Diperlukan
biaya yang besar untuk pemeliharaan ruangan.
3) Ruang Kantor Semi Tertutup
Ruang
kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi kurang lebih 1,5
meter.
Sumber: ajilbab.com
Gambar 1.35 Ruang Kantor Semi Tertutup
Keuntungan
ruang kantor semi tertutup:
a) Untuk
menjaga privasi kerja.
b) Komunikasi
antarkaryawan mudah dilakukan.
Kerugian
ruang kantor semi tertutup:
a) Perubahan
tempat lebih sulit dilakukan.
b) Kebisingan
yang menimbulkan kuranngya konsentrasi dalam bekerja.
c.
Faktor-faktor
yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor
Faktor-faktor
yang mempengaruhi tata ruang kantor ada empat, antara lain:
1) Pencahayaan
Cahaya penerangan yang cukup baik dan
memancar dengan tepat akan menambah efesiensi kerja pegawai, karena mereka
dapat bekerja lebih cepat, sedikit membuat kesalahan, dan tidak membuat mata lelah.
Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu cahaya yang berasal
dari sinar matahari dan cahaya buatan berupa lampu.
|
|
Gambar
1.36 Perbedaan Pencahayaan Ruang Kantor dengan Menggunakan
Cahaya
Sinar Matahari dan Cahaya Lampu
2) Tata Warna
Menata
warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan telliti dan
sebaik-baiknya. Warna ruang kantor bukan hanya untuk menyejukkan mata para
karyawan, tetapi warna suatu ruang juga harus dapat meningkatkan produktivitas
kerja karyawannya. Berikut adalah sifat warna dan efek psikologinya bagi mata:
|
Warna
|
Sifat
|
Efek
|
|
Kuning
|
Kehangatan, bercahaya,
cerah
|
Membangitkan energi,
suasana hati (mood), dan vitalitas
|
|
Hijau
|
Alami
|
Menyeimbangkan emosi,
ruangan terasa segar, sejuk, dan tenang
|
|
Biru
|
Harmonis, tenang, lapang
|
Menimbulkan perasaan
tenang, tentram, sejuk, hening, damai, nyaman, dan aman
|
|
Putih
|
Orisinil, ringan, polos,
tentram, nyaman, terang
|
Menimbulkan perasaan
dingin, steril, dan kaku
|
|
Merah
muda
|
Ceria dan romantis
|
Memberikan kesan lembut,
menenangkan, mengesankan anak muda.
|
Tabel 1.4 Sifat Warna dan Efek Psikologinya
3) Pengaturan Udara/Ventilasi
Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik
dan efisien apabila mereka bekerja di ruang kantor yang udaranya panas dan
pengap. Sedangkan pekerjaan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik
berkisar 13-24oC. Oleh karena itu perlu diusahakan adanya ventilasi
cukup yang dapat membantu pertukaran udara dengan lancar, sehingga para pegawai
di ruang kerjanya tetap mendapat udara yang segar dan nyaman.
4) Penataan Suara
Dalam bekerja diperlukan suasana yang tenang,
terutama untuk pekerjaan yang memang memerlukan konsentrasi tinggi. Suara yang
gaduh dan bising akan dapat membuat karyawan sulit bekerja dengan baik dan
akhirnya produktivitas kerja yang diharapkan tidak akan tercapai. Untuk
mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlalu berpengaruh besar, maka
dapat dilakukan beberapa hal berikut ini:
a) Ruangan
diberi penyadap suara.
b) Di
bawah mesin ketik diberi alas karet sehingga suara mesin ketik dapat diredam.
c) Pengadaan
printer diusahakan yang tidak
bersuara.
d) Gerakan
disiplin karyawan harus mendapat perhatian.
e) Tempat
pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.
 |
||
 |
||
 |
1.
Perlengkapan kantor adalah sarana kantor yang
berfungsi untuk menghasilkan pekerjaan kantor.
2. Macam-macam
sarana kantor adalah:
a.
Mesin kantor, seperti mesin ketik, komputer, printer, mesin fotokopi, mesin risograph, dan sebagainya.
b.
Pesawat kantor, seperti telepon, intercome, faksimile, dan sebagainya.
c.
Perabot kantor, seperti meja tulis, kursi,
lemari rak, dan sebagainya.
d.
Bekal kantor, seperti kertas, bolpoin,
perforator, map, dan sebagainya.
e. Hiasan
kantor, seperti vas bunga, hiasan dinding, jam, dan sebagainya.
3. Pengelolaan
sarana dan prasarana kantor terdiri dari:
a.
Pengadaan.
b.
Penyimpanan.
c.
Pemeliharaan.
d.
Inventarisasi.
e. Laporan
sarana dan prasarana.
4. Tata
ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat secara
pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.
5. Macam-macam
tata ruang kantor:
a. Tata
ruang kantor terbuka.
b. Tata
ruang kantor tertutup.
c.
Tata ruang kantor semi tertutup.
6. Faktor-faktor
yang mempengaruhi tata ruang kantor adalah:
a. Pencahayaan.
b. Tata
warna.
c. Pengaturan
udara/ventilasi.
d. Penataan
suara.
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA
ADMINISTRASI PERKANTORAN |
|||
 |
|||
A. Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu
jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pada huruf a, b, c,
atau d!
1. Benda-benda
kantor yang umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan
pekerjaan tata usaha disebut...
a. Perabot
kantor
b. Bekal
kantor
c. Ornamen
kantor
d. Meja
kantor
2. Barang
kantor yang habis pakai dalam pekerjaan kantor dapat berupa...
a. Paper clip
b. Perforator
c. Dictating machine
d. Blinding machine
3. Mesin
kantor yang digunakan untuk menggandakan dokumen sesuai dengan kebutuhan kantor
yang pemakaiannya menggunakan master disebut...
a. Mesin
fotokopi
b. Mesin
risograph
c. Mesin
ketik
d. Printer
4. Tata
ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja
yang memberikan kepuasan bekerja bagi
para karyawannya adalah pengertian dari...
a. Henry
& Waldo
b. Henry
Fayol
c. Koentjaradiningrat
d. The
Liang Gie
5. Istilah
lain intercome yang diterapkan dalam
perkantoran adalah...
a. Mobile phone
b. Hand phone
c. Walky talky
d. Aiphone
6. OHP
dan proyektor adalah merupakan mesin kantor yang berfungsi untuk...
a. Menandai
data presensi pegawai kantor atas kehadiran masuk kerja
b. Memproyeksikan
gambar dan tulisan pada papan layar untuk memudahkan dalam mempresentasikan
informasi
c. Melapisi
dokumen-dokumen kantor dengan plastik agar aman dari bahaya kerusakan
d. Memusnahkan
dokumen yang sudah tidak dipergunakan keberadaannya
7. Mesin
kantor yang digunakan untuk menggandakan dokumen sesuai dengan kebutuhan kantor
yang pemakaiannya menggunakan master sheet
disebut...
a. Mesin
risograph
b. Mesin
scanner
c. Mesin
stensil
d. Mesin
fotokopi
8. Mesin
kantor yang dapat dipakai untuk mengerjakan segala macam pekerjaan kantor
dengan cara menggunakan perangkat lunak (software)
disebut...
a. LCD
b. Computer
c. Teletex
d. Dictaphone
9. Yang
termasuk perabot kantor adalah...
a. Lemari
arsip
b. Penghancur
kertas
c. Mesin
ketik
d. Vas
bunga
10. 
Gambar di bawah ini
adalah mesin yang dipakai untuk...
Gambar di bawah ini
adalah mesin yang dipakai untuk...
a.
|
Menjilid dokumen
b. Menggandakan
dokumen dalam jumlah banyak
c. Melapisi
dokumen dengan plastik (laminating)
d. Menghitung
uang
11. Berikut
ini yang termasuk mesin komunikasi kantor adalah...
a. Komputer
b. Aiphone
c. Finger print
d. Risograph
12. Beberapa
alasan perlu tidaknya dalam penggunaan mesin-mesin kantor dalam pekerjaan
kantor antara lain, kecuali...
a. Kualitas
mesin harus baik
b. Mengurangi
biaya dalam pekerjaan
c. Mempercepat
selesainya pekerjaan
d. Mengurangi
resiko adanya kecelakaan kerja
13. Barang-barang
yang dapat dipergunakan berulang-ulang dan tahan lama dalam pemakaiannya dapat
berupa...
a. Tinta
b. Karbon
c. Kertas
d. Stapler
14. Pada
dasarnya jenis-jenis perlengkapan kantor ada dua, yaitu...
a. Bergerak
dan tidak bergerak
b. Besar
dan kecil
c. Cepat
dan lambat
d. Mesin
dan perabot
15. Salah
satu kerugian penataan ruang kantor terbuka adalah...
a. Ruang
gerak tidak terbatas
b. Menimbulkan
pemandangan yang kurang terlihat rapi
c. Sulit
dalam mengawasi karyawan karena terhalang penyekat
d. Diperlukan
biaya yang besar untuk pemeliharaan ruangan
16. Sarana
kantor terdiri dari, kecuali...
a. Hiasan
kantor
b. Perabot
kantor
c. Mesin
kantor
d. Pernik
kantor
17. Keuntungan
penggunaan mesin kantor antara lain, kecuali...
a. Memudahkan
pengawasan
b. Dapat
menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi
c. Pengendalian
atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan
d. Praktis
18. Efek
dari warna hijau sebagai warna pada dinding kantor adalah...
a. Menimbulkan
perasaan dingin, steril, dan kaku
b. Memberikan
kesan lembut, menenangkan, mengesankan anak muda.
c. Membangitkan
energi, suasana hati (mood), dan
vitalitas
d. Menyeimbangkan
emosi, ruangan terasa segar, sejuk, dan tenang
19. Macam-macam
tata ruang kantor sebagai berikut, kecuali...
a. Terbuka
b. Tertutup
c. Semi
terbuka
d. Berbaris
20. Manfaat
dari tata ruang kantor sebagai berikut, kecuali...
a. Menjamin
efisiensi dari arus kerja yang ada
b. Mengoptimalkan
penggunaan ruang yang ada secara efektif
c. Dapat sharing tentang pekerjaan antarpegawai
d. Memberikan
kesan positif terhadap pelanggan perusahaan
B. Esai
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas,
dan benar!
1. Jelaskan
pengertian sarana dan prasarana kantor!
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
2. Sebutkan
kegunaan perlengkapan kantor!
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
3. Apa
yang dimaksud dengan:
a. Mesin
kantor
b. Pesawat
kantor
c. Perabot
kantor
d. Bekal
kantor
e. Hiasan
kantor
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
4. Sebutkan
keuntungan menggunakan mesin kantor!
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
5. Sebutkan
yang termasuk hiasan kantor!
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
6. Sebutkan
dan jelaskan kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor!
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
7. Sebutkan
tujuan dari inventarisasi sarana dan prasarana kantor!
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
8. Sebutkan
manfaat dari tata ruang kantor!
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
9. Sebutkan
faktor-faktor yang mempengaaruhi tata ruang kantor!
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
10. Sebutkan
beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mengurangi kebisingan kantor!
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
3.2 Menentukan Fungsi
Manajemen Sarana dan Prasarana
4.1
Menerapkan Fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana |
|||
 |
|||
1.
Pengertian
Manajemen Sarana Prasarana
Manajemen berasal dari kata “To Manage” yang artinya mengatur.
Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dan fungsi –
fungsi manajemen itu.
G.R. Terry menyatakan bahwa manajemen
adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan tindakan perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengenadalian yang dilakukan untuk menentukan
serta mencapai sasaran – sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan
sumber daya manusia dan sumber – sumber lainnya.
Jadi manajemen itu merupakan suatu
proses untuk mewujudkan tujuan yang diingikan ada kaitan erat antara
organisasi, administrasi dan manajemen. Administrasi dan manajemen tidak dapat
dipisahkan dan harus merupakan suatu kesatuan, hanya saja kegiatannya yang
dapat dibedakan sesuai dengan perbedaan kedua wawasan. Administrasi lebih
sempit dari manajemen, dalam administrasi tercakup dalam manajemen. Secara
spesifik administrasi merupakan satu bidang dari manajemen sebab manajemen
terdiri dari enam bidang yakni “
production, marketing, financial, personal, human relation dan administrativ
management”.
Disisi lain manajemen sering dikatakan
sebagai ilmu, kiat dan profesi. Dikatakan sebagai ilmu oleh Luther Gulick karena manajemen
dipandang sebagai suatu bidang pengetahuan yang secara sistematik berusaha
memahami mengapa dan bagaimana orang berjasama. Dikatakan sebagai kiat oleh Follet karena manajemen mencapai
sasaran melalui cara – cara dengan mangatur orang lain menjalankan dalam tugas.
Dipandang profesi karena manajemen dilandasi oleh keahliaan khusus untuk
mencapai suatu prestasi manajer dan para profesional dituntun oleh suatu kode
etik.
2.
Manfaat
Manajemen Saran Prasarana
Adapun
manfaat manajemen saran dan prasarana adalah sebagai berikut:
v Menyiapkan
data dan informasi dalam rangka menentukan dan menyusun rencana kebutuhan
barang
v Memberikan
data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam pengarahan
pengadaan barang
v Memberikan
data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam peyaluran barang
v Memberikan
data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (tua, rusah atau lebih)
sebagai dasar ditambah atau dikuranginya barang
v Memberikan
data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang
v Memberikan
data dan informasi dalam rangka pengontrolan dan pengevaluasian saran dan
prasarana dalam sebuah lembaga tersebut.
3.
Tujuan
Manajemen Sarana Prasarana
Secara
umum tujuan sarana dan prasarana adalah memberikan pelayanan secara profesional
di bidang saran prasarana dalam rangka terselenggaranya proses pendidikan
secara efektif dan efisien. Secara terperinci, tujuannya adalah sebagai
berikut:
v Untuk
mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana melalui sistem perencanaan dan
pengadaan yang hati-hati dan seksama. Dengan perkataan ini, melalui manajemen
sarana dan prasarana diharapkan semua perlengkapan yang didapatkan adalah
sarana dan prasaran yang berkualitas tinggi, sesuai dengan kebutuhan dan dengan
dana yang efisien.
v Untuk
mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana secara tepat dan efisien.
v Untuk
mengupayakan pemeliharaan sarana dan prasarana, sehingga keberadaannya selalu
dalam kondisi siap pakai dalam setiap diperlukan.
Manajemen
sarana dan prasarana yang baik diharapkan dapat menciptakan kesan yang bersih,
rapih, indah, sehingga menciptakan kondisi yang menyenangkan untuk semua orang
yang berada didalamnya.
4.
Fungsi
Manajemen Sarana Prasarana
Terdapat tiga hal penting dalam
manajemen, antara lain yaitu adanya tujuan yang ingin dicapai, pemanfaatan
sumberdaya untuk mencapai tujuan, dan pengendalian atas kegiatan manusia, agar
mereka menjalankan tugasnya dengan benar.
Fungsi manajeman adalah elemen-elemen
dasar yang akan selalu ada dan melekat didalam proses manajemen yang akan
dijadikan acua oleh manajer dalam melaksanakan kegiatanuntuk mencapai tujuan.
Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis
bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima
fungsi manajemen yaitu: merencang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan
mengendalikan.
Namun saat ini, kelima fungsi tersebut
telah diringkat yaitu menjadi:
v Perencanaan
v Pengorganisasian
v Pelaksanaan
v Pengawasan
A.
Perencanaan
Perencanaan (planning) yaitu memikirkan
apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Planning merupakan
menggambarkan tentang apa, bagaimana, mengapa dan kapan dilakukannya aktifitas,
kemudian ditetapkan siapa yang melakukan bagaiman pembagian kerja, pembagian
weweang, tanggung jawab serta pertanggungjawaban dari masing-masing kegiatan.
Perencanaan dilakukan untuk menentukan
tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan
itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil
tindakan dan kemudia melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat
digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan.
Perencanaan merupakan proses terpenting
dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi – fungsi lainnya
tak dapat berjalan. Sedangkan manfaat perencanaan antaran lain:
·
Dapat memberikan arah dan
tujuan yang hendak dicapai perusahaan
·
Dapat ditentukan suatu
pedoman sebagai standar untuk mengurangi ketidakpastian
·
Dapat diukur berhasil
tidaknya suatu kegiatan untuk memudahkan pengawasan
·
Dapat membantu menemukan
peluang dimasa yang akan datang
·
Menciptakan efisiensi biaya
B.
Pengorganisasian
Pengorganisasian (organizing) dilakukan
dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih
kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan
menentukan orang yang dibutuhakan untuk melaksanakan tugas – tugas yang telah
dibagi – bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan
tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakan, bagimana tugas-
tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut,
pada tingkatan mana keputugasn harus diambil.
Adapun langkah – langkah
pengorganisasian yaitu sebagai berikut:
·
Identifikasi kegiatan
Semua
kegiatan yang harus dilakukan dalam keprihatinan harus dapat diidentifiasi
terlebih dahulu. Misalnya, persiapan rekening, melakukan penjualan, pencatatan,
pengendalian kualitas, pengendalian persediaan, dall semua kegiatan ini harus
dikelompokan dan diklasifikasikan kedalam unit.
·
Departemen mengorganisir
kegiatan
Pada
langkah ini, manajer mencoba untuk mengabungkan ke dalam unit atau depertemen.
Organisasi ini membagi perhatian seluruh menjadi unti-unit independen dan
departemen disebut departmentation.
·
Klasifikasi wewenang
Setelah
depertemen dibuat, manajer suak mengklasifikasikan kekkuasaand an luanya kepada
manajer. Kegiatan ini membeirkan peringat untuk posisi manajerianl disebut
hirarki. Menejemen puncak adalah mendi perumus kebijakan, manajemen tingat
menengah dan pengawasan departemen dan manajemen tingkan yang lebih rendah ke
pengawasan mandor.
C.
Pengarahan
Pengarahan
Pengarahan
(directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota
kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial
dan usaha. Prinsip pengarahan meliputi prinsip keharmonisan dan kesatuan
komando.
Pada prinsip keharmonisan, bertujuan
pemenuhan kebuuthan yang dimiliki para pekerja harus harmonis dengan
kepentingan perusahaan. Sedangkan prinsip komando yaitu menyatukan arah dan
tujuan serta tanggunjawab para bawahan kepada atasan.
Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat
lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi – kondisi
khusus dan situasi – situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, menajemen ini
terdiri dari:
·
Pembagian kerja (division of
work)
·
Wewenang dan tanggungjawb
(Authority dan Responsibility)
·
Disiplin (discipline)
·
Kesatuan perintah (Unity of
Command)
·
Kesatuan pengarahan (Unity
of direciton)
·
Mengutamakan kepentingan
diatas kepentingan sendiri (centralization)
·
Tingkatan (Hirarki)
·
Ketertiban (order)
·
Keadilan dan kejujuran,
stabilitas kondisi karyawan, prakarsa (inisiative)
·
Semangat kesatuan
D.
Pengawasan
Pengawasan dan evaluasi dimaksudkan
untuk mengetahui hasil pelaksanaan pekerjaan sedapat mungkin sesuai dengan
rencana. Hal ini membandingkan antara kenyataan dengan standar yang teleh
ditentukan semula.
Sementara itu menurut pendapat
Mudrick menyebutkan ada tiga proses
dasar tahapan pengawasan yaitu (1) menetapkan standar pelaksanaan. (2)
pengukuran pelaksanaan pekerjaan dibandingkan denan standar pekerjaan. (3)
menentukan kesenjangan antara pelaksanaan dengan standar dan rencana.
Berdasarkan pendapat diatas, bahwa yang
dimaksud dengan standar tersebut mencakup kriteria yang terwujud dalam bentuk
kuantitatif dan kualitatif, sedangkan ukuran umum itu menynagkut kriteria
ongkos, waktu, kualitas, fisik, pendapatan, dan standar yang tak dapat diraba.
Fungsi pengawasan ini merupakan jembatan
antara perencanaan dan pelaksanaan dan merupakan pengaman, pemeiliharaan dan
pengembanga.
·
Pengamanan bermakna bahwa
rencana yang telah ditetapkan secara musyawarah itu terlaksana dengan baik,
tidak ada penyimpangan, pemborosan tenaga, waktu dan materil
·
Pemeliharaan bermaksan
sebagai proses penyelenggaraan kerja sama antara manusia dalam kelompok itu,
yang mengarah kepada efiseiensi dan efektivitas
·
Pengembangan bermaksan hal –
hal positif, baik ide atau hasil pekerjaan dikembangkan untuk mencapai tujuan
program yang lebih baik, dan disamping itu memperbaiki hal – hal yang kurang
baik
Pengawasan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana adalah salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh
pimpinan organisasi ataulembaga. Berkaitan dengan sarana dan prasarana, perlu
adanya kontrol bik dalam pemeliharaan atau pemberdayaan. Pengawasan terhadap
sarana dan prasarana merupakan usaha yang ditempuh oleh pimpinan dalam membantu
personil untuk menjaga atau memelihara, dan memanfaatkan sarana dan prasarana
dengan sebaik mungkin demi keberhasilan bersama.
Pemeliharaan terhadap sarana dan
prasarana merupakan aktivitas yang harus dujalankan untuk menjaga agar
perlengkapan yang dibutuhkan dalam kondisi siap pakai. Kondisi siap pakai ini
akan sangat membantu dalam kelancaraan pekerjaan. Oleh karena itu, semua
perlengkapan yang ada membutuhakan perawatan, pemeliharaan, dan pengawasan agar
dapat diperdayakan dengan sebaik mungkin.
3.3 Menentukan Administrasi
Perencanaan, Pengadaan, dan Permintaan Sarana dan Prasarana
4.3 Mempraktikan pengadministrasian Perencanaan,
pengadaan, dan Permintaan
Sarana
danPrasarana
|
1. PENGERTIAN PERENCANAAN
SARANA DAN PRASARANA
Perencanaan
merupakan suatu proses memikirkan dan menetapkan kegiatan – kegiatan atau
program – program yang akan dilakukan pada masa yang akan datang untuk mencapai
tujuan tertentu. Menurut Ibrahim Bafadal, perencanaan pendidikan dapat
didefinisikan sebagai sautu proses memikirkan dan menetapkan program pengadaan
fasilitas pendidikan baik yang berbentuk srana maupun prasarana pendidikan
dimasa yang akan datang untuk mencapai tujuan yaitu menentukan kebutuhan dan
ketersediaan perlengkapan pendidikan.
2. KARAKTERISTIK PERENCANAAN
SARANA DAN PRASARANA
Ibrahim bafadal (2004)
mengklasifikasikan karakteristik perencanaan sarana dan prasarana pendidikan
dalam beberapa bagian sebagai berikut:
·
perencanaan sarana dan
prasarana merupakan proses memikirkan dan menetapkan
·
objek pikir dalam
perencanaan sarana dan prasarana adalah upaya memenuhi sarana dan prasarana
yang dibutuhkan sekolah
·
tujuan perencanaan saran dan
prasarana adalah efektifitas dan efisiensi dalam pengadaan perlengkapan
3. PRINSIP – PRINSIP
PERENCANAAN SARANA DAN PRASARANA
Perencanaan
sarana dan prasarana harus memenuhi prinsip – prinsip sebagai berikut:
·
Perencanaan sarana dan
prasarana harus betul – betul merupakan program yang intelektual
·
Perencanaan didasarkan pada
analisis kebutuhan
·
Perencanaan sarana dan
prasarana harus realistis sesuai dengan kenyataan anggaran
·
Visualisasi hasil
perencanaan sarana dan prasarana harus jelas, rinci, baik dalam segi jumlah,
jenis, merek dan harganya.
4. LANGKAH – LANGKAH
PERENCANAAN SARANA DAN PRASARANA
Jame J. Jones (1969) menegaskan perencanaan
pengadaan sarana dan prasara diawali dengan menganalisis jenis pengalaman yang
dimiliki. Jones mendeskripsikan langkah – langkah perencanaan pengadaan
perlengkapan adalah sebagai berikut:
·
Menganalisis kebutuhan dan
menetapklan program untuk masa yang akan datang sebagai dasar untuk
mengevaluasi keberadaan fasilitas dan membuat model perencanaan sarana dan
prasarana yagn akan datang
·
Melakukan survei ke seluruh
unit untuk menyusun master plan untuk jangka waktu tertentu.
·
Memilih kebutuhan utama
berdasarkan hasil survei
·
Mengembangkan educational
specification untuk setiap proyek/pekerjaan yagn terpisah salam usulan master
plan
·
Mengembangkan atau
menguatkan tawaran tau kontrak dan melaksanakan sesuai dengan gambarang kerja
yagn diusulkan
·
Melengkapai perlengkapan
gedung dan meletakkannya sehingga siap untuk digunakan.
5. PROSEDUR PERENCANAAN SARANA
DAN PRASARANA
Pandangan
lain juga dikemukakan oleh Emery Stoops
dan Russel E. Johnson (1969). Keduanya menegaskan bahwa prosedur perencanaan
pengadaan sarana dan prasarana , yaitu sebagai berikut:
·
Membentuk panitiap pengadaan
barang dan perlengkapan
·
Penetapan kebutuhan
perelengkapan
·
Penetapan spesifikasi
·
Penetapan harga satuan
perlengkapan
·
Pengujian segala kemungkinan
·
Rekomendasi
·
Penilaian kemabli.
1.
PENGADAAN
SARANA DAN PRASARANA
Pengadaan
adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan
kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan
dengan berbagai cara sesuai dengan kebijakan perusahaan dan kebutuhan
masing-masing perusahaan. Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara
pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor.
Dalam
pelaksanannya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal berikut:
A.
Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
B.
Menentukan jenis, kualitas dan kuantitas
perlengkapan yang dipelukan
C.
Menyediakan dan menggunakan perlengkapan
katnor dalam kegiatan operasional
D.
Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran
yang berlaku
E.
Menggumpulkan dan mengolah data perbekalan
kantor
F.
Menghapus perlengkapan yang sudah tidak dapat
digunakans ebagai prosedur.
 |
2. LANGKAH – LANGKAH PENGADAAN SARANA DANPRASARANA
Pengadaan peralatan katnor berbeda
setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain:
a. Budaya kantor
b. Kebutuhan akan peralatan
c. Tingkat kompetensi pegawai
d. Juga perbedaan jenis usaha
Namun pada umumnya pengadaan kantor
dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
·
Pengajuan
surat permohonan ke gudang
·
Pemeriksaaan
stock barang digudang oleh petugas
·
Jika
ada barang diberikan dengan bon pengeluaran
·
Jika
tidak ada ,petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku iniduk
·
Surat
diserhakan kebendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersediaan
biaya
·
Bendahara
meminta persetujuan pimpinan
·
Barang
diperikasa mengenai kualitas dan kuantitas
·
Barang
diserah terimakan dengan menggunakan buku serah terima barang
·
Dilakukan
kegiatan pencatatan, disimpan digudang dan didistribusikan
3. CARA PENGADAAN BARANG HABIS PAKAI DAN TIDAK
HABIS PAKAI
Barang tidak
habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu. Contoh
barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon, dan peralatan
atau mesin lainnya. Sedangkan barang babis pakai adalah peralatan yang sebentar
masa pakainya misalnya, alat tulis kantor, aneka kertas,lem dan lain
sebagainya.
Berikut
ini prosedur pengadaan barang tidak
habis pakai:
a)
Menyusun analisis dan menganalisis keperluan
perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatiakn barnag
yang masih layak pakai
b)
Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan
sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
c)
Menetapkan skala prioritas menurut dana,
urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.
Sedangkan
prosedur pengadaan barang habis pakai adalah sebagai berikut:
a)
Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan
dengan kebutuhan dari rencana kegiatan
b)
Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan
untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan
c)
Menyusun rencana pengadaan barang tersebut
menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan
Selain
perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam pengadaan peraltan kantor, yakni sebagai berikut:
a) Penyimpanan
Penyimpanan
perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan
efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus
memperhatikan:
·
Persediaan alat – alat pemeliharaan yang
diperlukan
·
Memenuhi syarat penyimpanan barang
·
Memperhatikan sifat barang yang disimpan
·
Memperhatikan jangka waktu penyimpanan
·
Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan
biaya yang harus dikeluarkan
b) Pemeliharaan
Pemeliharaan
merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap
waktu akan digunakan. Pemeliharaan harus dilakukan sesuai dengan jadwal yang
telah dilaksanakan/ditentukan.
c) Administasi perlengkapan
Administrasi
perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap – tiap barang.
Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang
dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan
administrasi perlengkapan lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.
Dengan
memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli
menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang
juga semakin panjang karena pemeiharaan barang lebih terjaga, juga seluruh
barang juga tercatat dengan baik karena administrasi perlengkapan dilakukan
dengan baik.
4. CARA
MEMILIH MESIN DAN PERLENGKAPAN KANTOR
Keberadaan mesin kantor sangat penting
untuk menunjang pekerjaan kantor. Dengan adanya mesin kantor banyak pekerjaan
yang dapat diselesaikan dengan waktu yang cepat dan dengan hasil yang
memuaskan. Namun ada kalanya keberadaan mesin – mesin kantor justru
mengakibatkan timbulnya kerugaian bagi kantor.
Agar keberadaan mesin – mesin kantor
tidak menimbulkan dampak yang tidak baik atau merugikan maka dalam memilih mesin – mesin kantor harus
memperhatikan berbagai faktor.
Drs. Moekijat dalam buku tata laksana
kantor menyebutkan beberapa hal yang harusdiperhatikan dalam pemilihan mesin –
mesin dan perlengkapan kantor antara lain:
a)
Mesin
benar – benar diperlukan
b)
Jenis
mesin hendaknya praktis
c)
Mesin
dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
d)
Mesin
dapat mempercepat terselesaikannya pekerjaan
e)
Mutu
mesin harus benar- benar baik
f)
Mesin
dapat mengurangi kesulitan kerja
g)
Mesin
dapat digunakan untuk berbagai keperluan
h)
Pemeliharaan
mesin mudah dilakukan
i)
Pelatihan
untuk pengoperasian mesin dapat dilakukan dengan mudah
j)
Mesin
harus cocok dengan jenis pekerjaan
k)
Tersedia
ruang kantor untuk meletakan mesin
5. KEUNTUNGAN
MESIN – MESIN KANTOR
Mesin – mesin kantor memiliki
keuntungan yaitu antara lain:
·
Menghemat
tenaga kerja sehingga sebagian pegawai dapat mengerjakan pekerjaan lain.
·
Menghemat
waktu kerja
·
Meningkatkan
ketelitian dan mutu kerja
·
Mengurangi
rasa bosan dan stress
·
Pekerjaan
tanpak menjadi lebih baik
·
Mencegah
adanya penggelapan misalnya mesin untuk menulis cek
·
Megurangi
kelelahan pegawai
·
Memberikan
informasi lebih banyak dan lebih cepat kepada manajmen
6. KEKURANGAN/KERUGIAN
MESIN – MESIN KANTOR
Adapun keurgian/kekurangan mesin –
mesin kantor, antara lain:
·
Mesin
tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan dan analisis
tinggi
·
Tingkat
penyusutan beberapa mesin menjadi tinggi
·
Sulit
mendapatkan operator mesin yagn terlatih dan dibutuhkan biaya untuk pelatihan
bagi operator
·
Flekksibelitas
beberapa mesin kurang
·
Pegawai
– pegawai lebih mudah dipindahkan dari satu bagain kebagian lain dari pada
mesin.
7. FAKTOR
– FAKTOR DALAM MEMILIH PERLENGAKAPAN DAN MESIN – MESIN KANTOR
a) Pekerjaan
dan cara penyelesaiannya
Sebelum
melaksanakan pekerjaan hendaknya dilakukan perumusan pekerjaan dengan jelas
sehingga dalam pelaksanaannya segala sarana yang diperlukan dapat disiapkan dan
benar – benar mendukung dalam pencapaian tujuan
b) Kebutuhan
pegawai perseorangan
Setiap pegawai dikantor melaksanakan
pekerjaan dengan prinsip pembagian kerja yang jelas. Denan demikian setiap
pegawai memerlukan peralatan yagn mungkin berbeda dengan pegawai yagn lain.
c) Penghematan
jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan
Dengan adanya perlengakpan dan mesin
kantor maka penghematan waktu dan jumlah pengeluaran atau biaya seharusnya
dapat ditekan, sehingga dalam pemilihannya sebelum kantor memutuskan untuk
membeli suatu alat atau mesin harus melakukan penghitungan dengan matang.
d) Fleksibelitas
penggunaan
Mesin hendaknya dapat digunakan untuk
menyelesaikan berbagai pekerjaan, bukan hanya satu pekerjaan.
e) Harga
dan penanaman modal
Pengadaan peralatan hendaknya
memperhatikan keuangan yagn dimiliki perusahaan juka memang akan melakukan
pengadaan maka sebaiknya dipilih peralatan yagn awet dan menjadi aset bagi
perusahaan.
f) Nilai
keindahan
Keindahan merupakan suatu faktor yang
sangat penting untuk menambah semangat kerja dan produktiviatas kerja karyawan.
g) Kemampuan
kesatuan
Keberadaan mesin ahrus dapat mendukung
pekerjaan disuatu kesatuan kerja.
h) Preferensi
pegawai
Segala jenis perlengkapan yang akan
menggunakan adalah manusia sehingga mempertimbangkan kelayakan berdasarkan
pengalaman orang yang telah menggunakan adalah faktor yagn sangat penting.
i) Pengaruh
terhadap syarat – syarat pegawai
Syarat disini adalah berkaitan dengan
kemampuan yagn ditentukan untuk menjadi pegawai dan syrat mengenai jumlah
pegawai yang harus melakukan pekerjaan.
j) Ramalan
mengenai beban pekerjaan
Memprediksi menganai jumlahdan jenis
pekerjaan sangat penting ketika akan mengadakan peralatan kantor yang baru,
dengan melakukan ramalan maka alat yang dibeli dapat digunakan dalam jangka
yang lebih lama.
k) Kualitas
pekerjaan tata usaha
Jika tata usaha mengingatkan hasil
kerja yagn baik maka peralatan yang dibeli harus mendukung untuk mencapai
tujuan tersebut.
Dengan memperhatikan hal tersebut
diatas hendaklah pegawai kantor jeli pada saat akan membeli mesin-mesin dan perlengkapan
kantor. Hendaknya membeli peraltan kantor yang benar – benar dibuthkan saja.
0 komentar:
Posting Komentar